Правила обработки персональных данных
SIA Latvijas Namsaimnieks, регистрационный номер 40003261579, юридический адрес: Ганибу дамбис, 24А-52, г. Рига, LV-1005, адрес эл. почты: namsaimnieks@latvijasnamsaimnieks.lv (далее – Общество) является администратором обработки персональных данных, связанных с оказанием услуг управления.
1. Цель
Цель данных Правил обработки персональных данных (далее – Правила) – предоставить клиенту общую информацию о том, какие персональные данные клиента обрабатывает Общество, каковы цели и правовое основание их обработки, в каких случаях данные разглашаются и в течение какого периода времени они хранятся. Более подробная информация об обработке персональных данных клиентов может быть также указана в договорах и других документах, связанных с услугами.
Цель Общества в процессе обработки персональных данных клиентов – полное соблюдение применимых нормативных актов, в том числе Регламента, и обеспечение защиты персональных данных клиентов.
2. Объем деятельности
Правила применимы по отношению к обработке персональных данных клиентов, которую осуществляет Общество, независимо от того, в какой форме (эл. почта, телефон, бумажный формат и др.) и от кого (от самого клиента или другого лица) получены данные.
3. Определения
Обработка – любое действие, выполненное с персональными данными (в том числе сбор, запись, хранение, изменение, предоставление доступа, осуществление запросов, передача и т. п.).
Клиент – физическое лицо, выразившее желание использовать или пользующееся услугами, предоставляемыми Обществом.
Персональные данные – любая информация, непосредственно или косвенно связанная с клиентом (например, имя, фамилия, контактная информация, адрес).
Профилирование – автоматическая обработка персональных данных, которая используется для оценки определенных личных признаков клиента, например, для анализа или прогнозирования экономической ситуации и интересов клиента.
Регламент – Регламент Европейского парламента и Совета от 27.04.2016 (ES) 2016/679 о защите физических лиц в области обработки персональных данных и свободного оборота этих данных, которым отменяется Директива 95/46/EK.
4. Категории персональных данных
Общество обрабатывает данные клиентов в связи с предоставляемой им услугой управления жилыми домами.
Общество обрабатывает персональные данные клиентов только в минимальном необходимом объеме.
Персональные данные могут быть получены от самого клиента или из внешних источников, например, публичных и частных регистров или от третьих лиц (Земельной книги, базы кадастровых данных ГЗС, УДГМ и др.), из домашнего дела.
Категории персональных данных клиентов, которые Общество собирает и обрабатывает:
Идентификационные данные, например, имя, фамилия, персональный код, дата рождения, данные из документа, идентифицирующего личность (паспорта или ID-карты).
Контактная информация, например, адрес клиента, номер телефона, адрес эл. почты, имя, фамилия, номер телефона и адрес эл. почты контактного лица.
Данные, связанные с услугами, например, выполнение или невыполнение договора, проведенные сделки, заключенные и утратившие силу договоры, поданные запросы и жалобы, интересы, осуществленные платежи, задолженности по платежам.
Данные о правах собственности, например, данные о правах собственности клиента на квартиру, хозяйственным обслуживанием которой занимается Общество.
Данные, относящиеся к посещению данной домашней интернет-страницы, например, информация о потоке данных и любая другая информация, связанная с коммуникацией, техническая информация.
Данные об удовлетворенности клиентов, например, ответы на вопросы анкет, удовлетворенность клиентов.
5. Цели обработки персональных данных
Общество осуществляет обработку персональных данных клиентов в следующих целях:
1) подготовка и выполнение договора с клиентом;
2) выполнение установленных законом функций управляющего;
3) улучшение качества услуг;
4) ведение домашнего дела в порядке, установленном нормативными актами;
5) внесудебное возвращение долгов;
5) реализация права требования и защита в суде при подаче исков, в процессе неплатежеспособности или наследования;
6) сообщение о преступных деяниях;
7) проведение исследования рынка, обобщение статистических данных.
6. Правовое основание обработки персональных данных
Общество обеспечивает постоянное наличие правового основания обработки персональных данных клиентов. Этим правовым основанием может являться проведение мероприятий перед выполнением договора (сбор необходимых для договора данных), выполнение заключенного с клиентом договора, исполнение юридических обязанностей Общества (например, ведение домашнего дела, предоставление ответов государственным учреждениям), законные интересы Общества (например, возврат долга в судебном порядке, процесс неплатежеспособности, подача заявлений о преступных деяниях, проведение опросов и др.), а также согласие клиента, которое может запрашиваться в отдельных случаях (например, о предоставлении коммерческих сообщений, если таковые предоставляются).
7. Профилирование, автоматическое принятие решений и предложения услуг
В обработке персональных данных клиентов Общество не использует профилирование или автоматизированное принятие решений, а также не рассылает коммерческие предложения.
8. Хранение персональных данных
Общество хранит персональные данные клиентов в течение такого периода времени, который необходим в целях обработки данных. Период хранения может быть определен нормативными актами (о ведении домашнего дела, о бухгалтерии, в Гражданском и Коммерческом законах – сроки давности и др.). Так как цели обработки разных персональных данных могут быть разными, то и фактический период хранения тоже может быть разным.
9. Безопасность персональных данных
Общество предприняло соответствующие технические и организационные меры по защите персональных данных клиентов от несанкционированного доступа, противозаконной обработки или разглашения, случайной потери, изменения или уничтожения.
10. Передача персональных данных
Персональные данные клиентов могут быть переданы обработчику данных в соответствии с договором обработки персональных данных, а также другим получателям, если для этого есть правовое основание.
Если Общество передает обработку персональных данных клиентов обработчику, то Общество принимает необходимые меры, обеспечивающие, чтобы такие обработчики персональных данных осуществляли обработку персональных данных клиентов согласно указаниям Общества и в соответствии с применимыми нормативно-правовыми актами, и требует осуществления соответствующих мер безопасности.
Получателями персональных данных клиентов являются:
1) компании, предоставляющие коммунальные услуги;
2) юридические лица и/или учреждения, содержащие регистры, в которых хранятся или через которые передаются персональные данные (например, Регистр населения, Земельная книга, Земельная служба, взыскатели долгов во внесудебном порядке и др.);
3) связанные с Обществом юридические лица;
4) учреждения и должностные лица (например, правоохранительные органы, присяжные судебные исполнители, присяжные нотариусы, учреждения управления налогами, суды, администраторы процесса неплатежеспособности);
5) аудиторы, поставщики юридических услуг, деловые партнеры Общества, участвующие в оказании услуг, и другие деловые партнеры, являющиеся обработчиками персональных данных;
6) другие жильцы дома – в определенных нормативными актами случаях и/или в соответствии с решениями собрания общины жильцов дома.
11. Территория обработки данных
Персональные данные клиентов Общества обрабатываются в Европейском союзе/Европейской экономической зоне (ЕС/ЕЭЗ). Общество может передать персональные данные клиентов за пределы ЕС/ЕЭЗ только в том случае, если для этого имеется правовое основание – необходимо выполнить юридическое обязательство, заключить или выполнить договор, или по согласию клиента, и если приняты надлежащие меры безопасности, установленные в Регламенте.
12. Права субъекта данных
Клиент как субъект данных имеет следующие права, относящиеся к обработке его персональных данных, которые клиент может реализовать, обратившись к Обществу:
1.) получить подтверждение того, что персональные данные клиента обрабатываются или не обрабатываются, и если обрабатываются, то получить к ним доступ;
2.) получить доступ к соответствующим данным и получить информацию об их обработке;
3.) потребовать исправления своих персональных данных, если они являются несоответствующими, неполными или неправильными;
4.) потребовать удаления своих персональных данных;
5.) возразить против обработки своих персональных данных, если использование персональных данных основано на законных интересах, в том числе на профилировании в целях прямого маркетинга;
6.) попросить ограничить обработку своих персональных данных;
7.) получить свои персональные данные, предоставленные им в письменной форме или в каком-либо из наиболее часто используемых электронных форматов, и при возможности передать такие данные другому поставщику услуг (переносимость данных);
8.) отозвать свое согласие на обработку персональных данных;
9.) не быть подвергнутым полностью автоматизированному принятию решений, в том числе профилированию, распространяющемуся на клиента.
Эти права не реализуются, если принятие решения необходимо для заключения или выполнения договора с клиентом, если принятие решения разрешено в соответствии с применимыми нормативными актами, или если клиент дал свое недвусмысленное согласие.
Клиент имеет право подать жалобу на обработку персональных данных в Государственную инспекцию данных (www.dvi.gov.lv), если клиент считает, что нарушены его права и интересы, определенные нормативными актами.
13. Обязанности субъекта данных
Клиент обязан немедленно информировать Общество обо всех изменениях персональных данных клиента (о смене имени, фамилии, адреса и контактной информации). Общество имеет право потребовать у клиента предоставить оригиналы или заверенные копии документов, подтверждающих изменения.
14. Контактная информация
Контактная информация Общества для общения по вопросам обработки персональных данных: namsaimnieks@latvijasnamsaimnieks.lv.